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社員インタビュー

【営業事務の一日の仕事の流れ】畑中 由侑子

営業事務 2014年入社

アイダ設計で働く社員は、どういった流れで一日を過ごすのでしょうか? 今回ご紹介するのは2014年に新卒で入社し、営業事務として契約書類の作成やポータルサイトの更新などの仕事を担当する畑中由侑子さん。

「スケジュール管理を徹底し、早めに業務を進めることを大切にしている」という畑中さんの一日に密着しました。

【AM 9:00】モデルハウスの清掃と朝礼から一日をスタート

通勤に30分ほどかかる畑中さん。出勤途中に購入したコーヒーを飲み、仕事モードに頭を切り替えてから業務に取りかかります。

まずはメールのチェックと社内への報告業務や仕事の締め切り確認を行います。物件の契約状況によって必要な書類が変わるため、締め切りからスケジュールを逆算し、その日に行う業務をTO DOリストにまとめます。

それを終えると毎朝店舗全員で行う朝礼に参加します。朝礼では営業メンバーへ締め切りが近い書類の提出など、連絡事項を伝達しています。

業務が忙しいと提出を忘れてしまうこともあるため、早めのタイミングと締め切りが近づいたタイミングで複数回リマインドをしたり、机に締め切りを書いた付箋を貼っておいたりと、提出遅れがないように工夫しています。

朝礼後は店舗を20分ほどかけて清掃。特にモデルハウスはお客様がいちばん注目する場所のため、埃やゴミの取り残しがないよう丁寧に掃除します。

【AM 9:30】物件情報をリストにまとめて進捗を管理。スムーズな情報共有を

続いては物件の進捗管理を行います。分譲住宅の進捗状況を確認したり、注文住宅の現場の状況を確認します。

進捗管理については、店舗が管轄する物件情報をリストにまとめ、店舗全員で共有しています。お客様や仲介業者からのお問い合わせが来たときに、「現場の状況はどのくらいか」「何月頃から中が見れるようになるか」「実際に内覧できる現場はあるか」ということをスムーズにお伝えできるようにしています。

入社したばかりの頃は、電話で物件のお問い合わせを受けても自分で対応できないことが多かったのですが、最近は知識も増えてきて営業メンバーが不在でも対応できるようになりました。

【AM 11:00】お客様の対応や打ち合わせのサポート

現場の進捗の確認をしていると、お客様が来店する時間に。お出迎えやお茶出しを行ったり、必要な書類をお持ちしたりといったことも営業事務の仕事のひとつ。お客様が気持ちよく打ち合わせをできるようサポートをします。

また、お子様も一緒に来店されたときには、お客様が打ち合わせに集中できるよう、お子様の遊び相手になることもあります。以前、何度か相手をしたお子様が、契約後の打合せのときに「お姉さんの絵を描いてきた!」と似顔絵をくれた時はすごく嬉しかったですね。

【AM 12:00】ランチタイムはデスクでお弁当

ランチタイムは外出をせずに、自分のデスクでお弁当を食べています。お弁当は自分で作ることもあれば近くのコンビニで購入することも。店舗は和気あいあいとした雰囲気で、同僚と「最近人気のあのお店行った?」といった話をすることも多いですね。

【AM 13:00】契約書類の作成やポータルサイトの更新を行う

午後は契約書類の準備やポータルサイトの更新を行います。自分が作成した契約に関する書類を各部署に共有することで現場や関連部署に伝達されるため、スケジュールに余裕を持たせ、何度も確認を行い、ミスがないよう細心の注意を払っています。

やりがいを感じるのは、重要事項説明書を作成して難しい物件を理解したとき。扱う物件によっては、「地目」といって土地ごとに決められた用途がバラバラだったり、法令の制限があったりと、作成に苦戦することもありますが、疑問点を営業メンバーや先輩に質問しながら解決し、重要事項説明書が完成したときは「自分の理解を深めることができた」と嬉しくなります。

また、ポータルサイトの更新も力を入れている業務のひとつ。現場の進捗がわかる写真をできるだけリアルタイムで更新し、お客様目線のコメントを入れるようにしています。建物の写真だけでなく、建設途中の写真や室内・設備の写真も見たいというお客様は多いため、週に一度は必ず更新するようにしています。直接お客様に接客をすることはありませんが、自分が入稿したポータルサイトからお問い合わせがあるとやりがいを感じます。

現場に出向く機会はなかなかありませんが、間取りを見て物件の魅力を見つけ、「こんな写真を撮ってきてほしい」と営業担当者に提案して撮影してもらうこともあります。

今はまだ、他の社員に頼ったり教えていただいたりすることが多いですが、もっと成長し、営業メンバーが営業活動に力を注げるようなサポートをし、質問や依頼があった時に、すぐに対応できるような「頼れる事務員」になりたいと考えています。

【AM 18:00】翌日の業務を確認して退勤!

18時になったら翌日やることを紙にまとめ、退勤します。定時で帰宅したら夕食を食べたりYouTubeを見たりとゆっくり過ごすことができています。

休日は趣味の野球観戦をしたり、ドライブをしたりしてリフレッシュしています!

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